Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Heikkilä Sukuseura Ry
Hakarannantie 6
97110 Rautionsaari
Rekisteristä vastaava
Jäsenrekisterin ylläpitäjä, Pertti Heikkilä
Sähköposti: heikkilasukuseura(at)gmail.com
Käsittelytoiminto ja tarkoitus
Jäsenten nimi- ja yhteystietojen ylläpito, tiedotteiden ja jäsenmaksukirjeiden lähettämistä varten, jäsenmaksutietojen seuranta sekä vuosikokouksissa jäsenen äänioikeuden tarkastaminen.
Oikeusperuste
Yhdistyslain 503/1989 11§:n mukaisesti yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään.
Säilytysaika
Säilytämme jäsenrekisterin tietoja jäsenyyden ajan. Jäsenyys pysyy voimassa maksamalla vuosittain jäsenmaksun. Jos jäsenmaksu jää maksamatta, siirrämme jäsenen ei-aktiiviseksi ja poistamme jäsenen tiedot rekisteristä kokonaan viimeistään 2 vuoden kuluttua viimeisestä jäsenmaksusta. Poistamme tiedot rekisteristä pysyvästi, kun sukuseuran jäsen ilmoittaa eroavansa jäsenyydestä tai kuolee. Toivomme, että kuolleen jäsenen lähiomaiset ilmoittavat asiasta, jotta tiedämme poistaa jäsenen tiedot.
Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat Heikkilän Sukuseura Ry:n jäseneksi liittyneet luonnolliset henkilöt.
Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet ja siirto
Jäsenen nimi (etunimi ja sukunimi), sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero ja jäsenmaksutieto (maksuvuosi). Nimi, sähköpostiosoite ja jäsenen postitoimipaikka (kotipaikka) tiedot ovat pakollisia.
Jäsenrekisterin tiedot on saatu jäseneltä itseltään siinä yhteydessä, kun hän on liittynyt jäseneksi. Ennen Tietosuoja-astuksen voimaatuloa (2018) on myös perheenjäsen saattanut ilmoittaa puolison, lapsensa tai lähiomaisen tiedot jäsenrekisteriin.
Jäsen voi ilmoittaa muuttuneet tiedot jäsenluettelon ylläpitäjälle sähköpostilla tai sähköisellä lomakkeella. Jäsenen kuolintieto (jäsenen poistaminen rekisteristä) voidaan saada julkaistusta kuolinilmoituksesta tai lähiomaisen ilmoittamana tietona.
Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä.
Tietojen luovutus ja julkaiseminen
Jäsenten tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä julkaista. Hallituksen jäsenten ja varajäsenten nimitiedot ovat julkisia. Jäsenluettelon saavat nähtäväksi vain sukuseuran hallituksen jäsenet.
Tietojärjestelmät ja tietoturva
Jäsenrekisterin ylläpito tapahtuu Yhdistysavain -palvelussa. Palvelun tuottaja Vitec Avoine Oy käsittelee Heikkilän Sukuseura Ry:n jäsentietoja sukuseuran lukuun. Palvelu käyttää suojattua verkkoyhteyttä. Jäsenrekisteriin pääsy ylläpitäjille edellyttää kaksivaiheista (2FA) tunnistautumista.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa omat, sinusta rekisteröidyt tiedot.
Sinulla on oikeus pyytää väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen.
Sinulla on oikeus pyytää poistamaan tietosi jäsenrekisteristä. Huomioi, että samalla kun pyydät tietojesi poistamista, poistuu myös Sukuseuran jäsenyys.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin mihin niitä on alunperin kerätty.
Sinulla on oikeus saada rekisterissä olevat tietosi meiltä järjestelmästä toiseen siirtoa varten jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa.
Oikeuksien käyttäminen
Tietojen tarkastaminen ja korjaaminen
Sukuseuran jäsen, joka on ilmoittanut jäsenrekisteriin sähköpostiosoitteensa, voi tarkistaa ja korjata jäsenrekisterissä olevia jäsentietojaan kirjautumalla Jäsensivuille. Jäsentietojen muutokset voi ilmoittaa myös Jäsentietojen muutokset -sivulta löytyvällä jäsentietolomakkeella.
Mikäli jäsen ei pääse kirjautumaan jäsensivulle (sähköpostiosoite puuttuu tai on virheellinen), ota yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystiedot löydätä tämän sivun alusta.
Muiden rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Mikäli haluat, että jäsentietosi poistetaan kokonaan, tai vastustat tietojesi käsittelyä, ota yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystiedot löydät tämän sivun alusta.