Säännöt
Heikkilän Sukuseura ry:n säännöt on hyväksytty sukuseuran perustavassa kokouksessa 9.4.1994 Rovaniemen maalaiskunnan Rautiosaaren kylässä Vanhassa Heikkilässä.
Yleisessä kokouksessa 21.7.2012 päätetiin sääntöjen 1§, 6§ ja 9§ muutoksista. Nämä muutokset ovat teknisiä tekstimuutoksia johtuen kuntajaon sekä yhdistylain muutoksista.
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Heikkilän sukuseura ry., kotipaikka on Rovaniemen kaupunki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi.
2 § Tarkoitus ja toiminta
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
Tarkoituksen toteuttamiseksi sukuseura pyrkii:
- järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia
- keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsentensä tietoon
- harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä
- pitämään luetteloa suvun jäsenistä.
Toiminnan tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentoitua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
3 § Jäsenet
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jäsenillä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksissa.
Jäseniltä perittävän liittymis- tai vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyksen vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikkenemisen vuoksi. Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksuista ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.
4 § Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu viisi (5) jäsentä ja kolme (3) varajäsentä. Hallituksen jäsenten ja varajäsenten toimikausi on vuosikokouksien välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaalissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa.
5 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
6 § Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettaviksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Toiminnantarkastajan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus lausunto on jätettävä hallitukselle kuukauden kuluessa siitä, kun tilinpäätös on toimitettu toiminnantarkastajalle.
7 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kullekin seuran jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.
8 § Sukuseuran kokoukset
Sukuseuran vuosikokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä syyskuun loppuun mennessä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Sukuseuran kokouksissa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksun maksaneella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Sukuseuran kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannatettu yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
9 § Vuosikokous
Sukuseuran vuosikokouksissa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitellään sukuseuran tilinpäätökset, toimintakertomukset ja toiminnantarkastuskertomukset vuosikokousten väliseltä ajalta
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimintakaudelle
- valitaan hallituksen jäsenet ja varajäsenet
- valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja seuraavaksi toimikaudeksi
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin, että asian voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja sukuseuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määrittelemällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi varat käytetään samaan tarkoitukseen.
